Encuentros
La Cumbre Judicial Iberoamericana es una organización que vertebra la cooperación y concertación entre los Poderes Judiciales de los veintitrés países de la Comunidad Iberoamericana de Naciones, aglutinando en un solo foro a las máximas instancias y órganos jurisdiccionales y de gobierno de los sistemas judiciales iberoamericanos. Reúne en su seno, por tanto, a los Presidentes de las Cortes Supremas y Tribunales Supremos de Justicia y de los Consejos de la Judicatura o de la Magistratura iberoamericanos.
Los encuentros definidos abarcan las reuniones preparatorias, las rondas de talleres y la asamblea plenaria.
¿Quiénes participarán en dichos encuentros?
Coordinadores nacionales, expertos grupos de trabajo y presidentes
La Asamblea Plenaria es el órgano máximo deliberativo de la Cumbre Judicial Iberoamericana. Está integrada por los Presidentes de las Cortes Supremas y Tribunales Supremos de Justicia y de los Consejos de la Judicatura y de la Magistratura iberoamericanos.
La Asamblea Plenaria de la Cumbre Judicial Iberoamericana se reúne con una periodicidad de al menos dos años, en el país previamente determinado por consenso en la Asamblea Plenaria precedente.
Las fechas y lugar concretos de celebración de la Asamblea Plenaria serán fijados por la Secretaría Pro Tempore, quien convocará a todos los miembros con una antelación mínima de cuatro meses respecto a las fechas previstas para su celebración.
Si, por cualquier motivo, la Asamblea Plenaria no pudiera celebrarse en el país elegido, o en la sede alterna preseleccionada, o no existiesen candidaturas, se reunirá en el país sede de la Secretaría Permanente, sin perjuicio de que, si alguno de sus miembros ofreciera oportunamente la sede de su territorio, pudiera acordarse, previa consulta a los restantes miembros, su celebración en dicha sede.
Deberá procurarse que cada edición tenga una identidad temática distintiva conceptualizada a la luz de los temas de interés de los Poderes Judiciales iberoamericanos, independientemente de que se le dé seguimiento a los temas abordados en las ediciones anteriores.
Segunda reunión preparatoria: Es la última reunión de coordinadores en una edición de la cumbre. En ella los coordinadores nacionales validaran los proyectos elaborados por los grupos de trabajo creados en la primera reunión preparatoria. Solo los proyectos aprobados en esta reunión serán presentados para aprobación final en la asamblea plenaria.
La convocatoria, organización y dirección de las reuniones preparatorias le corresponde a la secretaria permanente, en coordinación con la secretaria pro tempore, la comisión permanente de coordinación y seguimiento y la institución anfitriona en cada caso. Las convocatorias se realizarán con una anticipación de al menos un mes de la fecha prevista para su celebración.
Las reuniones preparatorias deberán tener una duración máxima de tres días. La agenda se diseñará de acuerdo al protocolo de actuaciones de este tipo de reunión de manera que se maximice el tiempo destinado a la evaluación de los proyectos y las deliberaciones. El país anfitrión sufragara el alojamiento de hasta un máximo de dos delegados por país, uno por institución en aquellos países que tengan corte o tribunal supremo y consejo de la judicatura o magistratura.
La Asamblea Plenaria de la Cumbre Judicial Iberoamericana se reúne con una periodicidad de al menos dos años, en el país previamente determinado por consenso en la Asamblea Plenaria precedente.
Las fechas y lugar concretos de celebración de la Asamblea Plenaria serán fijados por la Secretaría Pro Tempore, quien convocará a todos los miembros con una antelación mínima de cuatro meses respecto a las fechas previstas para su celebración.
Si, por cualquier motivo, la Asamblea Plenaria no pudiera celebrarse en el país elegido, o en la sede alterna preseleccionada, o no existiesen candidaturas, se reunirá en el país sede de la Secretaría Permanente, sin perjuicio de que, si alguno de sus miembros ofreciera oportunamente la sede de su territorio, pudiera acordarse, previa consulta a los restantes miembros, su celebración en dicha sede.
Deberá procurarse que cada edición tenga una identidad temática distintiva conceptualizada a la luz de los temas de interés de los Poderes Judiciales iberoamericanos, independientemente de que se les dé seguimiento a los temas abordados en las ediciones anteriores.
Segunda Ronda de Talleres: Tiene como objetivo adelantar el desarrollo de los trabajos de los grupos creados en la Primera Reunión Preparatoria mediante una reunión presencial.
La convocatoria, organización y dirección de las Rondas de Talleres corresponde a la Secretaría Permanente, en coordinación con la Secretaría Pro-Tempore y la institución anfitriona en cada caso. Las convocatorias se realizarán con una anticipación de al menos un mes de la fecha prevista para su celebración.
Las Rondas de Talleres deberán tener una duración máxima de tres días. La agenda se diseñará de acuerdo al protocolo de actuaciones de este tipo de reunión de manera que se maximice el tiempo destinado a la evaluación de los proyectos y a las deliberaciones. Aun cuando no es necesario realizar actos protocolares en las Rondas de Talleres, de realizarse, estos deberán ser breves y realizarse al comienzo o fin de la jornada.
La Comisión Permanente de Coordinación y Seguimiento podrá identificar aquellos grupos de trabajo que, por la naturaleza de su encomienda, puedan prescindir de reuniones presenciales y puedan operar de manera virtual o a distancia.
Primera Ronda de Talleres: Se reunirán por vez primera de manera presencial los expertos e integrantes designados por las instituciones que conformaron cada grupo creado en la Primera Reunión Preparatoria. En dicha primera reunión se delineará el plan y metodología de trabajo y comenzará formalmente el desarrollo del proyecto encomendado. Cada grupo de trabajo podrá iniciar el diseño del plan de trabajo antes de la Primera.
Las reuniones preparatorias son reuniones de coordinadores nacionales. Se realizarán dos reuniones preparatorias para cada edición de la cumbre, según los objetivos y metodología aquí dispuestos:
Primera reunión preparatoria: como primer encuentro de los coordinadores nacionales al inicio de una edición de la cumbre, la primera reunión preparatoria tiene como objetivos: presentar, discutir y aprobar los proyectos de la edición que inicia, según el eje temático propuesto por la secretaria pro tempore y aprobado por la asamblea plenaria precedente; integrar los grupos de trabajo de expertos; y definir el calendario de rondas de talleres y demás actividades de la edición de cumbre en curso.
Cada edición de la cumbre tendrá un máximo de cuatro (4) nuevos proyectos, los que deberán concebirse y desarrollarse desde una perspectiva histórica e institucional, a fin de evitar duplicidad de esfuerzos.
En cada edición de cumbre se crearan hasta un máximo de cuatro (4) nuevos grupos de trabajo, conformándose cada grupo con un máximo de diez (10) expertos. Cada grupo de trabajo tendrá un país coordinador, el cual se seleccionara al momento en que se constituya el grupo de trabajo en la primera reunión preparatoria. Cada grupo de trabajo tendrá solo un país coordinador.
En lo posible, cada nuevo grupo de trabajo deberá concentrar sus trabajos en el desarrollo de solo un nuevo producto. Cada grupo de trabajo debe culminar sus labores en la edición que fue creado. De haber interés en prolongar su existencia por una edición adicional, deberá presentar un nuevo proyecto en la siguiente edición de la cumbre, el cual estará sujeto a los criterios metodológicos de aprobación aplicables. Los trabajos de las comisiones de trabajo que tienen una vida que excede cada edición de la cumbre no suponen la elaboración de un nuevo producto en cada edición.
Las propuestas de los proyectos de trabajo deberán ser enviadas por las instituciones proponentes a las secretarias permanente y pro tempore, así como a la comisión permanente de coordinación y seguimiento, para que estas las evalúen y formulen las recomendaciones procedentes. La comisión permanente de coordinación y seguimiento velara porque los proyectos que se presenten para aprobación tengan relación con el eje temático que corresponda a la edición en curso, no dupliquen trabajos de grupos constituidos en ediciones previas, y que los que finalmente se aprueben no exceda el número de proyectos que corresponda a una edición. Para lograrlo, podrá, entre otras cosas, instar a que se integren proyectos de similar naturaleza. El desarrollo de un nuevo proyecto supone que sea presentado y avalado en la primera reunión preparatoria.
Durante la configuración de los grupos de trabajo en la primera reunión preparatoria de cada edición de la cumbre, la comisión permanente de coordinación y seguimiento tomara las medidas apropiadas para viabilizar la mayor representatividad posible de los países en los grupos de trabajo que se creen.
